DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION

DISEÑO DE SISTEMA DE INFORMACION.

1. Parte I: Análisis y diseño de sistema
IntroducciónCon el fin de implantar un sistema de información comercial, es necesario llevar a cabo un estudio de factibilidad. El primer paso del estudio es hacer un análisis del sistema actual (es decir un Análisis de sistemas). Este primer paso culmina en un informe de investigación exploratoria que es revisado por la alta gerencia para determinar si es factible o no el llevar a cabo el proyecto de sistema. Diseños de sistemas es el segundo paso y el mas creativo en la realización del estudio de factibilidad, comprende la determinación de los requerimientos del nuevo sistema, esto incluye el trabajar con las personas y resolver los problemas de las áreas.El tercer y ultimo paso del estudio de factibilidad es la selección del equipo una ves que el equipo ha pasado a formar parte integral del nuevo sistema de información de la empresa, al a que se le conoce como implantación de sistemas, se le debe revisar periódicamente con el objeto de hacer mejoras.El propósito de este trabajo es estudiar los pasos que se siguen en un estudio de factibilidad y la implantación del proyecto de un sistema.
En el estudio de factibilidad se siguen estos pasos principales:
1. Análisis del sistema, incluyendo un informe de investigación exploratoria.
2. Diseño de sistemas.
3. Selección del equipo.
El primer paso se enfoca en el análisis de sistemas que es una revisión completa y comprensiva del sistema actual; este análisis le permite al comite de estudio de factibilidad hacer comparaciones validas entre el sistema actual y las muchas alternativas de sistemas factibles, proporcionando con ello una base para la preparación del informe de investigación exploratoria dirigido a la alta gerencia. Una vez que se ha tomado la decisión de implantar un nuevo sistema de información para el negocio, se especifican los detalles del sistema.El segundo paso del estudio del factibilidad es el diseño del sistema en esta fase son necesarias la imaginación y la creatividad; de otra manera algunas de las debilidades básicas y de los problemas relacionados del sistema existente serán duplicados inconscientemente por el grupo de procesamiento de datos.
Propósito Del Estudio De Factibilidad:El propósito principal de un estudio de factibilidad, es determinar la factibilidad o no factibilidad de aplicar nuevosprocedimientos de procesamiento de datos y/o equipo a áreas funcionales seleccionadas de una organización. En general se comienza el proyecto de un sistema como una respuesta a algún problema. Estos problemas pueden conducir a un estudio de sistemas que a su vez lleva a la modificación del sistema actual o al desarrollo de uno nuevo.
Establecimiento Del Comité De Estudio De Factibilidad:Para iniciar el proyecto de estudio de sistemas la alta gerencia debe de formar un grupo que haga el estudio de factibilidad. Normalmente, se forma un comité ejecutivo que da dirección a este grupo. Muchas veces entre los miembros de un comité ejecutivo se encuentran unos o mas de los siguientes:
· Presidente del consejo de administración.
· Presidente ejecutivo.
· Vice-presidentes, etc.
Estos comités de alto nivel no solo supervisan lo que hacen el comité de estudio de factibilidad, si no que también acrecientan las oportunidades de éxito debido a su rango y estatus.
Una vez establecida la membresía de estas personas, la tarea inicial de este comité ejecutivo consiste en emitir una declaración escrita en la cual se establezca que se ha formado un comité de estudio de factibilidad. Esta declaración debe establecer que ajustes en el personal y en los trabajos pueden ser requeridos para hacer el cambio.
La cantidad de los participantes dependerá de varios factores; los siguientes son los mas importantes:
· El tamaño de la organización.
· La cantidad de divisiones y departamentos.
· El grado de centralización y descentralización.
· La cantidad de funciones comerciales consideradas para las nuevas aplicaciones del procesamiento de datos.
· Las habilidades y aptitudes del personal de organización.
· Las restricciones del presupuesto.
· Las consideraciones de tiempo.
Si un sistema de información abarca a la organización completa se seleccionara a un miembro de cada una de las áreas funcionales; de ahí que es necesario que dentro del estudio de factibilidad haya personas con experiencia en computación y programación, quienes por lo general desconocen los métodos y procedimientos de la organización.Se recomienda que al menos una persona le dedique todo su tiempo al estudio de factibilidad; este individuo encabezara al grupo y dirigirá el estudio de manera que conserve su impulso inicial.
Definición Del Alcance Del Estudio De Factibilidad:La determinación de quienes serán los que integren los dos comités (el comite ejecutivo y el de estudio de factibilidad) conduce a la interrogante de:
¿Cuales serán los asuntos que se incluirán en el estudio de factibilidad?Corresponde al comité ejecutivo definir el alcance del estudio del procesamiento de datos.Una vez que el comité ejecutivo a fijado el alcance el comité de estudio de factibilidad lleva a cabo las siguientes etapas de la investigación exploratoria, estos pasos son los siguientes:
· Selección de los objetivos deseados.
· Definición del problema.
· Determinación de un programa de avance realista.
Selección de los objetivos deseados:La formulación de los objetivos es el punto de unión de los esfuerzos del comite ejecutivo y del comité del estudio de factibilidad los objetivos no solo obligan a la alta gerencia a pensar con seriedad acerca del futuro de la organización si no que también realzan problemas pequeños que se pudieron haber pasado por alto.La experiencia indica que un estudio de factibilidad se lleva a cabo con mucha mas "suavidad" cuando se han definido con mayor claridad los objetivos.Los objetivos deseados por la gerencia pueden tomar muchas direcciones; Estos se pueden centrar alrededor de un criterio deahorro de costos; en tales casos se debe de dar consideración a los beneficios tangibles e intangibles con el fin de que la evaluación sea completa y realista.
Definición del problema:Una vez determinados los objetivos el comité de estudio de factibilidad, se define el problema con una mayor precisión. Corresponde al equipo de estudio especificar las áreas que serán determinadas en detalle; al hacer esto el grupo debe de asegurarse de que el alcance del estudio de factibilidad es compatible con los objetivos.
Definido el problema de la manera mas precisa posible dentro del alcance del estudio, el equipo de estudio tendrá pocas dudas acerca de las áreas que serán cubiertas por la investigación.
Determinación de un programa de avance realista:La siguiente etapa en la investigación exploratoria es la preparación de un programa de avance para el estudio completo de sistemas. Un estudio tal se llevara a cabo durante un largo periodo de tiempo, que puede comprender desde muchos meses hasta varios años.Para que un estudio tenga éxito se debe de realizar con la suficiente profundidad y estar planeado cuidadosamente. Esto significa que el factor tiempo es de importancia secundaria.Cuando se desarrolla un programa de avance, el comite del estudio de factibilidad determina la cantidad de trabajo necesario para cada etapa del cambio de sistemas y cuales son los recursos en términos de personal y habilidades que se necesitaran. De igual manera se debe de prestar consideración a las siguientes áreas:

· Entrenamiento.
· Programación.
· Depuración.
· Puesta a punto de programas.
· Entrega del equipo.
· Requerimientos físicos del equipo y su instalación.
· Desarrollo de archivos.
· Entrega de nuevas formas y suministros.
· Actividades de conversión.
Partes principales del proyecto de sistemas:El periodo de tiempo requerido para la implantación del sistema comprende cerca de dos tercios del esfuerzo total requerido para un cambio de sistema.
Retroalimentación en el proyecto del sistema:El grupo de estudio responsable de la programación no solo debe preparar un programa realista, si no que también debe de estar en posición todo el tiempo de informar si el estudio va adelante, atrasado o de acuerdo a lo programado.
El comité del estudio de factibilidad emitirá informes periódicos al comite ejecutivo sobre la marcha del proyecto. En estos se incluye información que es decisiva para el estudio como cuales son las áreas-problema y las demoras ocurridas. Es necesario, para controlar el proyecto, la utilización del "principio de excepción" en los informes de avance.
Análisis De Sistemas: Investigación Detallada Del Sistema ActualLa investigación detallada del sistema actual, a la que comúnmente se hace referencia como análisis de sistemas es el siguiente trabajo de los diversos grupos de estudio o analistas de sistemas del comité de estudio de factibilidad. Diagrama de flujo del sistema actual:El mejor método para organizar los hechos obtenidos en la investigación anterior consiste en utilizar alguna forma de diagrama de flujo.El diagrama de flujo del sistema permite localizar el origen de los datos de entrada determinar su paso a través de cada fase de